留学生の新卒採用

留学生が日本で就職をする時、避けては通れないのがビザの手続きです。手続きをする時期、スケジュール、手続きの内容について解説いたします。

就労ビザへの変更

留学生は「留学」という在留資格を持っています。留学の在留資格のままでは働くことができませんので、日本で就職するほとんどの留学生は「技術・人文知識・国際業務」という在留資格に変更する必要があります。在留資格の変更手続きは2～3か月ほどかかります。4月入社の場合は余裕をもって前年の12月～1月には手続きを始めましょう。

スケジュール例

4月入社新卒採用時のスケジュール例です。

１．内定

就労ビザの要件に合致しているか、在留カードを持っているかを確認しましょう。

２．必要書類の収集

外国人本人はもちろん雇用する企業側にも必要書類があります。中には準備に時間がかかる書類もありますので、早めに確認しましょう。

３．出入国在留管理局（入管）へ申請

申請者は原則外国人本人です。もしくは申請取次の資格を持っている弁護士、行政書士が申請できます。申請先は、外国人本人の居住地域を管轄する入管です。毎年新卒採用時期の申請は混雑しますので、入社の2か月前には申請しましょう。審査中、担当審査官から申請者宛に問い合わせが入る可能性があります。

４．結果交付

審査が終了し、無事許可となれば申請者宛にハガキが届きます。

５．卒業

卒業証明書をもらいましょう。

６．新しい在留カードの交付

卒業証明書とハガキをもって出入国在留管理局に行き、新しい在留カードを受け取ります。

必要書類

外国人本人の滞在状況、入社後の業務内容、会社の状況によっても多少変動はありますが、主な必要書類は以下の通りです。

1. 在留資格変更許可申請書
2. 顔写真（4×3）
3. 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
4. 卒業見込み証明書
5. 履歴書（職歴、学歴が記載されているもの）
6. 雇用契約書または労働条件通知書写し
7. 会社の履歴事項全部証明書
8. 決算文書（貸借対照表、損益計算書）
9. 会社情報（HP、パンフレットなど）
10. 採用理由書（状況に応じて）

申請後、入管の審査官が一番気にするポイントは業務内容です。労働条件通知書、採用理由書等からどのような業務を行うのかを確認します。単純労働とみられやすいような業務や配属先の場合は、採用理由書で細かく説明するようにしましょう。

※認められる業務内容については、以下ページをご参照ください。

9月卒業の場合

欧米は多くの大学が9月卒業です。そのため、留学生を受け入れている日本の大学でも、海外の学習課程に合わせるため9月卒業としている大学が多くあります。日本の企業は4月入社が多いため、4月入社に合わせると9月に卒業して翌年4月まで約7か月間のブランクがあります。
卒業してから入社までの期間が3か月を超える留学生は、卒業後「特定活動（内定者）」という在留資格に変更する必要があります。
9月卒業の留学生を採用する際は注意しましょう。

まとめ

留学生採用の際のビザの手続きはスケジュール管理が非常に大切です。入管での審査期間はコントロールできませんので、手続きを怠ると4月入社に間に合わないという事態になりかねません。入社まであまり時間がないという場合は専門家に相談することをお勧めいたします。